Virtual Assistant: Pengertian, Tugas, Kelebihan dan Kekurangannya
Virtual assistant adalah sebuah pekerjaan online yang sebenarnya cukup menarik, karena bisa dilakukan hanya dari rumah saja. Perkembangan teknologi AI membuat sebuah virtual assistant digital, namun belum bisa menggantikan keunggulan dari manusia. Berikut ini kami akan jelaskan mengenai virtual assistant ini secara lengkap sampai ke cara untuk bisa menjadi virtual assistant ini.
Pengertian Virtual Assistant
Apa itu virtual assistant? Virtual assistant itu merupakan asisten virtual yang bisa dipergunakan untuk membantu mengerjakan berbagai macam hal. Asisten virtual ini sudah menjadi suatu profesi online yang bisa dikerjakan secara remote dari rumah, namun tetap membutuhkan konsistensi waktu bekerja. Virtual assistant itu biasanya mengerjakan urusan administrasi, mengelola jadwal, dan masih ada banyak lagi yang lainnya.
Virtual assistant ini pada dasarnya sama seperti asisten pada umumnya, namun karena perkembangan teknologi bisa dilakukan secara online. Biasanya status dari virtual assistant itu adalah karyawan dari perusahaan, namun banyak juga yang menggunakan konsep freelance. Virtual assistant sendiri bisa bekerja untuk suatu perusahaan atau juga untuk satu individu tertentu, jadi cukup fleksibel pekerjaannya.
Tugas dan Tanggung Jawab Virtual Assistant
Bila ingin memahami virtual assistant lebih mendalam, tentunya perlu tahu apa saja sih tugas virtual assistant sebenarnya. Berikut ini kami akan coba jelaskan mengenai apa sih tugas dan tanggung jawabnya.
1. Menginput Data
Tujuan virtual assistant adalah membantu, sehingga menginput data tentu saja menjadi salah satu tugas yang harus diselesaikan. Menginput data perusahaan yang jelas cukup banyak dan selalu update harus dilakukan dengan baik dan teliti untuk kepentingan perusahaan. Jadi prosesnya sendiri dimulai dari pengumpulan data, penyortiran data, pelaporan data sampai kepada analisis pun perlu dilakukan.
2. Mengatur Jadwal
Sebagaimana seorang asisten, tentu saja tugasnya adalah mengatur jadwal bagi pimpinan atau juga bagi perusahaan itu sendiri. Sebagai contoh bisa membuat agenda harian untuk perusahaan, waktu untuk meeting, dan lain sebagainya untuk perusahaan. Sehingga nantinya perusahaan bisa berjalan dengan lebih teratur dan bisa mencapai tujuan dengan jauh lebih baik.
3. Mengelola Email
Sebagai asisten tentu saja perlu untuk mengelola email baik untuk pribadi atau juga untuk suatu perusahaan tertentu. Pengelolaan email memang tidak mudah terlebih untuk perusahaan yang sudah pasti emailnya bisa sangat banyak. Tugasnya adalah mengelola mulai dari menyortir, melaporkan, sampai memberikan balasan yang tepat sesuai dengan keputusan dari perusahaan.
4. Mengelola Website
Mengelola website perusahaan juga harus bisa dilakukan oleh virtual assistant, meskipun tidak harus memiliki kemampuan IT yang tinggi. Pada dasarnya mengelola website itu seperti membuat konten, menata website, mengelola layanan chat, dan lain sebagainya adalah tugas virtual assistant.
5. Mengelola Sosial Media
Tugas lain virtual assistant adalah mengelola sosial media yang saat ini pun menjadi sangat penting untuk melakukan marketing. Baik itu perusahaan atau pribadi tetap butuh pengelolaan sosial media yang baik dan benar, supaya citra bisa terbangun dengan baik.
Cara Menjadi Virtual Assistant
Untuk menjadi virtual assistant tentu saja perlu adanya persiapan dan juga pembelajaran khusus yang harus dilakukan dengan baik. Berikut ini kami akan jelaskan cara menjadi virtual assistant ini.
1. Melatih Skill yang Diperlukan
Melatih skill penting yang memang sangat diperlukan untuk menjadi seorang virtual assistant yang baik dan benar. Berikut ini beberapa skill yang mungkin harus kalian pelajari untuk mempersiapkan diri menjadi virtual assistant.
- Skill komunikasi sangat diperlukan untuk bisa mendapatkan dan memberikan data secara jelas dan juga tentunya mudah dipahami. Hal ini sangat diperlukan untuk pengelolaan perusahaan, pembuatan jadwal, dan lain sebagainya.
- Skill IT sangat penting untuk menjadi virtual assistant, karena semuanya dilakukan secara online dan tentunya membutuhkan program. Mulai dari kemampuan Microsoft Office sampai beberapa pemrograman sederhana yang bisa meningkatkan efektivitas perusahaan.
- Virtual assistant adalah asisten yang mengatur waktu dan jadwal, maka Skill manajemen waktu juga sangat diperlukan untuk dikuasai dengan baik.
2. Menentukan Jenis Layanan
Tentukan dulu jenis layanan yang akan kalian sediakan, supaya nantinya orang paham sebelum menggunakan jasa kalian. Jenis layanan itu sebenarnya ditentukan dari kemampuan kalian sendiri, karena kalau tidak mampu sebaiknya jangan memaksakan. Pelajari skill dan kembangkan supaya kalian bisa menawarkan jenis layanan yang lebih beragam dan tentunya lebih menarik.
3. Menentukan Tarif Layanan
Tentukan juga tarif untuk setiap layanan yang akan kalian sediakan, supaya orang tahu berapa biaya untuk menggunakan jasa kalian. Tarif layanan ini bisa disesuaikan dengan tingkat kesulitan atau dengan beberapa pertimbangan lainnya.
Kelebihan dan Kekurangan Virtual Assistant
Kelebihan dan kekurangan dari virtual assistant sendiri membuat banyak orang mulai mempergunakan jasa tersebut, berikut ini kami akan jelaskan kelebihannya.
- Bisa mengerjakan berbagai tugas dengan cepat dan juga lebih efisien.
- Menyediakan bantuan dengan biaya rendah, karena tidak harus berstatus karyawan
- Lebih fleksibel dalam bekerja dan juga dihubungi, jadi perusahaan pun bisa meminta bantuan sesuai kondisi.
Kekurangan dari virtual assistant itu adalah tidak memiliki kehadiran, sehingga tetap terasa seperti kurang nyata bantuannya. Selain itu terkadang kendala komunikasi tidak bisa dihindari. Virtual assistant adalah pekerjaan yang sangat menarik, sehingga wajar kalau banyak orang yang ingin memilih profesi tersebut. Apabila ingin menjadi virtual assistant atau bahkan mengetahui cara membuat virtual assistant, maka bisa mengunjungi Coding Studio.
