Planning Adalah: Pengertian, Manfaat Dan Cara Membuatnya

Planning adalah hal penting yang harus dilakukan dalam menggapai tujuan tertentu pada proyek. Planning sendiri diartikan sebagai sesuatu hal yang bisa membantu individu maupun kelompok dalam menjalankan tugas sistematis supaya bisa menggapai target yang diinginkan. Keberadaan planning itu sendiri dianggap sangat penting pasalnya dengan adanya langkah ini, eksekusi menjadi lebih terarah dengan baik.

Apa Itu Planning?

Ketika Anda menginginkan sesuatu untuk bisa dicapai, maka sebelumnya tentu Anda harus menentukan langkah-langkahnya secara matang. Apabila hidup maupun bisnis dimisalkan sebagai sebuah kapal maka artinya planning adalah sebuah sistem yang memandu arah kehidupan maupun bisnis ini menuju ke arah mana akan berlayar.

Menurut beberapa ahli pengertian planning adalah proses yang disiapkan secara sistematis terhadap tindakan yang akan dilakukan dalam mencapai tujuan. Planning juga diartikan sebagai upaya dalam memilih maupun merangkai fakta dan asumsi tentang masa depan dengan cara merumuskan berbagai kegiatan yang ingin dicapai.

Tujuan Planning

Terdapat tiga tujuan penting yang dimiliki oleh planning dalam mencapai tujuan di antaranya:

– Memberi arahan

Pertama planning bertujuan supaya individu maupun kelompok mempunyai arahan ataupun gambaran yang jelas mengenai langkah-langkah apa saja yang harus diambil untuk menghadapi berbagai tantangan di masa depan.

– Meminimalisir kerugian

Planning adalah hal yang dinilai bisa mengurangi berbagai kemungkinan buruk serta potensi kegagalan yang akan dilalui seseorang dalam upaya menggapai tujuan. Potensi kegagalan ini bisa diminimalisir atau bahkan dihindari dengan adanya risk control dalam planning.

– Mengurangi hal yang tidak pasti

Planning juga bertujuan untuk mengurangi segala hal yang berpotensi mengalami ketidakpastian dan kendala efektivitas pada sebuah kegiatan. Planning diyakini bisa mengatasi berbagai hal misalnya agenda yang tidak terstruktur, hambatan tak terduga dan lain sebagainya.

Manfaat Planning

Planning juga memberikan banyak sekali manfaat dalam memfasilitasi suatu individu, kelompok ataupun perusahaan dalam mencapai kemajuan bisnis.

– Memberikan arahan untuk melakukan tindakan

Planning memberikan arahan dari setiap tindakan yang dilakukan supaya bisa berjalan dengan baik dan fokus terhadap satu tujuan yang diinginkan. Saat seluruh mindset ataupun tindakan ada pada satu koordinasi yang tepat maka hasil yang diinginkan bisa tercapai lebih efektif.

– Meningkatkan sumber daya

Pada sebuah perusahaan, planning merupakan solusi terbaik yang dilakukan manajer dalam menetapkan alokasi sumber daya pada setiap jobdesk. Dengan demikian manfaat yang diperoleh akan maksimal.

– Membagikan motivasi serta komitmen

Apabila tidak mempunyai tujuan serta keinginan yang jelas maka seseorang tidak memiliki motivasi untuk meraih sesuatu. Oleh karena itu planning bisa memberikan hal tersebut dengan menunjukkan hal-hal apa saja yang dapat diperoleh saat seseorang melakukan suatu kegiatan.

Beberapa Jenis Planning

Jenis-jenis dari sebuah planning dibagi menjadi 3 jenis berdasarkan jangka waktu, tingkatan serta ruang lingkupnya. Berikut ini adalah penjelasannya.

– Berdasarkan jangka waktu

Planning dibagi menjadi dua jenis berdasarkan jangka waktunya di antaranya jangka pendek dan panjang. Planning jangka pendek adalah perencanaan yang disusun dalam mencapai tujuan dalam waktu dekat.

Durasinya bisa kurang dari lima tahun atau bahkan satu tahun. Contohnya seperti kursus yang singkat, sesi pelatihan anggota baru dan lainnya.

Sementara planning jangka panjang dibuat dengan tujuan untuk mencapai satu hingga beberapa tujuan untuk waktu yang sangat panjang. Adapun durasi dalam mencapai tujuan ini bisa dalam kurun waktu lima tahun atau lebih.

– Berdasarkan tingkatan

Planning berdasarkan tingkatan di sini maksudnya adalah tingkat urgensi dalam mencapai tujuan tersebut. Contohnya terdapat satu peristiwa maupun keadaan darurat tidak terduga yang tidak bisa ditinggalkan. Oleh karena itu Anda bisa merencanakan hal tersebut sesuai dengan tingkat urgensinya.

– Berdasarkan ruang lingkupnya

Pada perencanaan ini mencakup tujuan serta tugas yang harus dilakukan dalam jangka waktu tertentu dan dirancang pada ruang lingkup berbeda.

Bagaimana Cara Membuat Planning yang Benar?

Langkah-langkah membuat planning adalah sebagai berikut.

– Menetapkan tujuan akhir

Hal pertama yang harus dilakukan pada sebuah perencanaan adalah menetapkan tujuan yang akan dicapai. Dengan merumuskan tujuan tersebut maka bisa ditentukan hal yang ingin direalisasikan. Dengan demikian sumber daya yang dimanfaatkan bisa lebih efektif dan efisien.

– Membuat langkah-langkah yang harus dilakukan

Selanjutnya Anda bisa membuat template yang mencakup daftar semua tugas yang perlu dilakukan, tenggat waktu serta orang yang bertanggung jawab. Selain itu pastikan juga bahwa semua tim terlibat pada proses ini serta mendapat akses terhadap dokumen tersebut.

– Menentukan prioritas tugas serta tenggat waktu pengerjaan

Setelah itu barulah Anda membagi prioritas tugas yang harus dilakukan dengan jelas dan juga rapi. Apabila dibutuhkan, Anda juga bisa berkonsultasi dengan orang yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan. Dengan begitu mereka bisa memahami tugas serta tenggat waktu pengumpulan tugas yang harus dilakukan.

– Menggambarkan rencana tindakan

Langkah selanjutnya Anda juga harus menggambarkan mengenai rencana tindakan. Dengan begitu semua orang dapat memahaminya dengan sekejap.

– Melakukan pemantauan, evaluasi serta pembaharuan

Langkah terakhir alokasikan waktu untuk melakukan evaluasi kemajuan serta menandai tugas-tugas yang sudah selesai atau yang membutuhkan perbaikan.

Itulah informasi yang bisa disampaikan mengenai planning yang dilakukan dalam sebuah bisnis. Planning adalah langkah yang harus dilakukan supaya tujuan yang ingin dicapai bisa berhasil didapat.

Untuk mempelajari segala hal berkaitan IT seperti mahir Ms Excel yang berguna dalam pembuatan planning, Anda bisa mengikuti kursus online dari Coding Studio. Tunggu apalagi yuk segera daftar.