Backlog adalah daftar pekerjaan yang belum selesai dan perlu ditangani oleh individu atau tim. Pekerjaan di dalamnya disusun menurut prioritas agar tim mengetahui apa yang perlu dikerjakan berikutnya. Dalam proyek, backlog membantu menerjemahkan kebutuhan bisnis menjadi pekerjaan yang bisa dibahas dan ditindaklanjuti.
Pengertian Backlog
Apa itu backlog? Istilah ini merujuk pada daftar pekerjaan yang perlu diselesaikan atau ditangani oleh individu maupun tim. Dalam pengembangan produk, backlog dapat memuat kebutuhan pengguna, perbaikan, serta pekerjaan teknis. Isinya dapat berubah saat kebutuhan proyek berkembang. Karena itu, daftar ini perlu ditinjau dan diperbarui, bukan dianggap sebagai rencana yang selalu tetap.
Secara sederhana, sebuah item backlog biasanya menjelaskan pekerjaan yang dibutuhkan dan alasan pekerjaan itu penting. Tim kemudian menilai prioritasnya, memperjelas detail yang masih kurang, lalu memilih pekerjaan yang siap dilakukan. Contoh di proyek aplikasi, tim dapat mencatat permintaan pengguna untuk memperbaiki proses reset kata sandi. Item tersebut bisa diurutkan berdasarkan kebutuhan pengguna dan dampaknya terhadap produk.
Jadi, backlog bukan sekadar tumpukan tugas. Daftar ini menjadi acuan diskusi dan membantu tim membedakan pekerjaan yang perlu ditangani lebih dahulu dari pekerjaan yang masih menunggu.
Manfaat Backlog
Berikut beberapa manfaat product backlog dalam pengelolaan proyek:
1. Pengelolaan sumber daya yang lebih terarah
Backlog membantu manajer proyek mengalokasikan sumber daya untuk pekerjaan yang diprioritaskan. Saat daftar tugas terlihat dan urutannya dipahami, manajer dapat menyesuaikan pembagian kerja dengan kapasitas tim. Ini juga membantu mengurangi waktu yang terbuang untuk tugas yang belum menjadi kebutuhan utama.
2. Meningkatkan fokus dan prioritas kerja
Dengan urutan prioritas yang jelas, anggota tim dapat fokus pada pekerjaan yang perlu ditangani lebih dahulu. Jika ada perubahan kebutuhan atau hambatan, tim dapat meninjau kembali urutan tersebut sebelum memilih tugas berikutnya. Cara ini membantu mengurangi risiko pekerjaan penting tertunda tanpa diketahui.
3. Memberikan fasilitas untuk diskusi tim
Backlog menjadi bahan diskusi saat tim membahas nilai dan kebutuhan suatu pekerjaan. Misalnya, pemilik produk dapat menjelaskan alasan sebuah fitur diminta, lalu tim mengajukan pertanyaan tentang ruang lingkupnya sebelum pekerjaan dimulai.
4. Memudahkan pemberian pekerjaan
Deskripsi dan prioritas di dalam backlog membantu manajer membagi pekerjaan sesuai keahlian serta tanggung jawab anggota tim. Jika suatu item belum cukup jelas, tim dapat memperbaikinya terlebih dahulu agar penerima tugas memahami hasil yang diharapkan.
5. Menjadi acuan untuk rencana kerja tim
Backlog menyediakan acuan bersama mengenai pekerjaan yang perlu dipertimbangkan selanjutnya. Dalam rapat perencanaan, tim dapat merujuk pada daftar tersebut untuk memilih tugas sesuai prioritas dan kapasitas yang tersedia.
Tujuan backlog adalah mengelola daftar pekerjaan yang terkait dengan proyek atau pengembangan produk. Daftar tersebut membantu tim melihat kebutuhan yang belum ditangani, sekaligus menjadi dasar untuk menentukan pekerjaan berikutnya.
Efisiensi tidak muncul hanya karena tugas tercatat. Tim perlu meninjau prioritas dan memperjelas item secara berkala. Contohnya, saat ada keluhan pelanggan tentang proses pembayaran, tim dapat menilai urgensinya sebelum menunda atau memasukkannya ke rencana kerja terdekat.
Lalu, bagaimana cara menentukan skala prioritas pada backlog? Tim dapat mempertimbangkan beberapa hal berikut:
- Seberapa besar pekerjaan menjawab kebutuhan pengguna atau pasar.
- Nilai yang dapat diberikan pekerjaan tersebut terhadap produk.
- Ketergantungan pekerjaan pada elemen lain dalam pengembangan.
- Perkiraan biaya pengembangan serta dampak finansial yang terkait.
- Analisis produk dan pasar untuk memahami apakah produk memenuhi kebutuhan serta harapan pasar bisnis.
- Risiko dan tingkat kesulitan pekerjaan yang dapat memengaruhi penyelesaiannya.
Jenis item yang dicatat dapat berbeda sesuai kebutuhan proyek. Dalam pengembangan produk, beberapa contoh pengelompokan yang umum digunakan adalah:
- Functional Backlog
Berisi kebutuhan fungsi atau perilaku produk. Deskripsinya dapat menjelaskan siapa yang membutuhkan fungsi tersebut, apa yang dibutuhkan, dan mengapa fungsi itu diperlukan. Informasi ini membantu tim memahami tujuan item sebelum mulai mengerjakannya.
- Technical Debt
Memuat pekerjaan teknis yang perlu ditangani karena keputusan atau kondisi sebelumnya menimbulkan biaya pemeliharaan. Item ini sebaiknya menjelaskan perubahan yang dibutuhkan agar tim dapat menilai urgensi dan dampaknya terhadap pekerjaan lain.
- Architectural Backlog
Memuat pekerjaan terkait struktur dan rancangan sistem. Tim dapat menggunakannya untuk mencatat perubahan arsitektur yang diperlukan agar sistem tetap mendukung kebutuhan produk. Detail item perlu cukup jelas untuk menjadi arahan diskusi teknis.
Berikut beberapa contoh product backlog pada proyek pengembangan:
- Sebagai pengguna, saya ingin hasil dari Title & Meta Checker Tool menampilkan metadata yang mudah diperiksa agar saya dapat meninjau hasilnya.
- Perbarui tools yang digunakan agar sesuai dengan versi yang dibutuhkan proyek.
- Periksa error yang muncul ketika proses pengecekan dijalankan berulang kali.
Berikut langkah untuk membuat backlog yang dapat digunakan tim:
- Tentukan tujuan produk dengan mengidentifikasi kebutuhan bisnis.
- Buat Product Backlog Item (PBI) dengan nomor dan deskripsi yang menjelaskan pekerjaan. Tambahkan nilai bisnis serta bobot jika diperlukan oleh tim.
- Urutkan item berdasarkan prioritas agar tim tahu pekerjaan yang perlu dipertimbangkan lebih dahulu.
- Gunakan sprint velocity sebagai salah satu acuan kapasitas tim saat merencanakan pekerjaan.
Singkatnya, backlog adalah daftar pekerjaan yang membantu tim mengatur prioritas dan merencanakan langkah berikutnya. Coding Studio menyediakan pelatihan keterampilan manajemen produk dan backlog. Peserta dapat mengikuti kursus secara online dengan lebih fleksibel melalui Coding Studio.
