Apa Itu Data Cleaning Excel dan Cara Menggunakannya

Bila kalian berkecimpung dalam bidang data seperti data science atau business intelligence, maka butuh paham apa itu data cleaning Excel. Kebanyakan perusahaan menggunakan Excel untuk mengumpulkan data, menganalisis data, mengolah data, sampai dengan pelaporan data. Data cleaning Excel ini menjadi ilmu penting yang harus dikuasai dalam analisis data, berikut penjelasannya. 

Pengertian Data Cleaning Excel

Data cleaning Excel adalah sebuah proses deteksi dan juga koreksi data yang memang sangat diperlukan setelah proses pengumpulan data. Koreksi data ini bisa dengan melakukan pengubahan atau juga penghapusan data yang sudah dikumpulkan pada program Excel ini. Proses ini akan melibatkan satu set data yang mungkin cukup besar untuk memastikan kalau data sudah cukup valid dan juga akurat.  

Banyak sekali kasus pengumpulan data yang akhirnya terjadi kerusakan data, kesalahan data atau bahkan duplikasi data. Sebelum melakukan analisis data memang perlu mengorganisir data terlebih dahulu dan salah satunya adalah dengan cleaning data. Jadi kemampuan dalam melakukan data cleaning Excel ini sangat penting untuk proses panjang dalam analisis data.  

Cara Menggunakan Cleaning Data Excel

Berbicara mengenai cara menggunakan data cleaning Excel sendiri sebenarnya memiliki beberapa metode yang bisa dipergunakan. Metode yang digunakan itu disesuaikan dengan kebutuhan apakah itu mengganti atau menghapus berdasarkan kebutuhan data yang akan dianalisis. Berikut ini kami akan jelaskan beberapa metode yang umum digunakan untuk menguasai apa itu data cleaning Excel.  

1. Menghapus Duplikat pada Kolom yang Sama

Berikut ini cara untuk menghapus data duplikat pada kolom yang sama.  

• Block kolom yang ingin kalian cek adanya duplikasi data 

• Masuk ke menu data dan kemudian pilih hapus duplikat data 

• Excel akan memberi konfirmasi adanya duplikasi data dan kalian bisa memilih untuk menghapusnya atau tidak.  

2. Mencari dan Mengganti Kata

Berikut ini cara untuk bisa mencari data dalam bentuk kata yang salah dan kemudian melakukan penggantian kesalahan tersebut.  

• Gunakan fitur Find What pada Excel bisa dengan mencari menu Find atau dengan menekan CTRL+F 

• Ketik kata yang ingin kalian cari pada database file Excel pada kolom Find What pada menu Find 

• Masukkan kata pengganti yang diinginkan pada database pada kolom Replace 

• Pilih atau klik Replace All pada pilihan menu Find untuk mengganti setiap kata yang kalian ketik dengan kata pengganti yang sudah ditentukan.  

3. Menghapus Duplikasi pada Database

Berikut cara untuk menghapus duplikasi pada keseluruhan database pada file Excel untuk bisa menerapkan apa itu data cleaning Excel.  

• Blok semua data pada Microsoft Excel 

• Masuk ke menu Data dan kemudian pilih hapus duplikat 

• Kalian perlu memilih kolom mana yang ingin di cek untuk kemungkinan ada duplikasi 

• Klik OK untuk mulai menghapus data yang sama pada setiap baris di satu kolom tersebut.  

4. Mengganti Tanggal dan Bulan

Jika format tanggal pada data tidak konsisten, maka kalian bisa mengganti tanggal dengan format yang benar. Berikut ini langkahnya.  

• Masuk ke menu Data dan kemudian masuk ke menu Text To Columns  

• Pilih kolom dengan data tanggal dan kemudian klik Text To Columns dan ikuti menu wizard yang tersedia pada Excel untuk mengubah tanggal.  

• Pakai fungsi Date, Month, Day atau Year untuk ekstrak data tertentu pada data tanggal di database.  

Kapan Membutuhkan Data Cleaning Excel?

Setelah sudah tahu bagaimana cara untuk melakukan data cleaning Excel tersebut, maka saatnya untuk tahu kapan data cleaning Excel digunakan. Ada beberapa kondisi di mana mengorganisasi data ini membutuhkan data cleaning, berikut ini beberapa kondisi tersebut. 

1. Sebelum melakukan analisis data tentunya perlu untuk membersihkan data yang mungkin kurang akurat atau juga salah. Untuk memastikan hal tersebut tentunya perlu untuk melakukan data cleaning pada file Excel. 

2. Pada pengumpulan data sering dilakukan penggabungan data yang telah dikumpulkan dan tentunya ada kemungkinan besar terjadi duplikasi. Jadi menguasai apa itu data cleaning Excel penting dalam proses analisis data terutama di bagian awal. 

3. Terkadang perlu melakukan import data pada saat mengumpulkan data dan sangat mungkin data tersebut memiliki format dan struktur yang sama. Jadi perlu melakukan data cleaning ini untuk memastikan data baru yang dimasukkan itu memiliki format dan struktur yang seragam. 

4. Saat akan memvisualisasikan data terkadang perlu ada data cleaning untuk memastikan data bisa ditampilkan dengan baik dan rapi. 

5. Saat melakukan pemeliharaan data secara rutin mungkin perlu melakukan data cleaning untuk bisa memastikan integritas data dalam jangka panjang. 

6. Saat ingin mengintegrasikan data dengan sistem yang berjalan tentunya perlu ada penyesuaian data dengan sistem tersebut. Data cleaning ini sangat dibutuhkan untuk proses integrasi yang lancar dan tanpa hambatan berarti. 

7. Saat memperbarui data juga tentunya perlu untuk melakukan data cleaning ini untuk menghapus atau mengganti data yang sudah tidak relevan. Pembaruan data ini sangat penting dilakukan supaya data tetap relevan dengan zaman. 

Ilmu mengenai data cleaning ini sendiri memang penting untuk dipahami terutama bila ingin mempergunakan program Excel saat melakukannya. Kalian yang ingin mempelajari apa itu data cleaning Excel dengan baik sampai menguasai bisa mengunjungi Coding Studio. Tempat kursus IT terbaik dan terlengkap yang bisa membantu kalian menguasainya.