Jika Anda kesulitan mengelola data dalam jumlah besar, mungkin ini saatnya untuk menggunakan pivot table dalam Excel. Dengan pivot table, Anda bisa merangkum data berjumlah besar menjadi data yang mudah dipahami–bahkan dalam hitungan detik!
Namun, konsep dari pivot table ini belum banyak diketahui orang. Untuk itu, mari pahami dahulu pentingnya pivot table untuk pengambilan keputusan dalam bisnis. Selain itu, Anda juga akan mempelajari cara membuat pivot table hingga tips dan trik yang dapat diterapkan!
Pentingnya Pivot Table untuk Analisis Data
Pivot table adalah tools yang membantu merangkum, mengelompokkan, dan menganalisis data dalam jumlah besar secara cepat–tanpa rumus-rumus rumit.
Dengan pivot table, Anda bisa mendapatkan insight tentang pola, tren, dan perbandingan data yang awalnya tersebar di puluhan atau ratusan baris.
Selain itu, pivot table juga sangat membantu pekerjaan yang berhubungan dengan input data, pelaporan bisnis, dan analisa keuangan. Anda bisa menghemat waktu dan tenaga, sekaligus menghasilkan laporan yang lebih jelas dan interaktif.
Dengan menguasai teknik ini, Anda akan lebih produktif dan siap menghadapi tantangan pengolahan data di dunia profesional.
Baca juga: Belajar Excel Dasar dan Advanced Lengkap
Persiapan Data Sebelum Membuat Pivot Table
Sebelum mulai membuat pivot table, ada beberapa hal yang harus Anda persiapkan agar proses berjalan lancar dan hasilnya optimal:
- Pastikan data tersusun rapi dalam bentuk tabel dengan kolom dan baris yang jelas.
- Header kolom harus ada dan jangan biarkan ada sel kosong di bagian ini. Pastikan juga tidak ada kolom atau baris yang disembunyikan.
- Pastikan tidak ada baris kosong di tengah data supaya pivot dapat mengelompokkan data Anda dengan benar. Selain itu, cek juga supaya tidak ada data yang dalam kondisi merge.
- Usahakan tipe data tiap kolom konsisten, seperti angka untuk kolom nilai serta format teks untuk kategori.
- Hindari duplikasi atau data yang tidak relevan karena bisa mengacaukan analisis data Anda.
Cara Membuat Pivot Table di Excel
Ikuti langkah-langkah berikut untuk membuat pivot table di Excel dengan mudah.
1. Pilih Semua Data yang Ingin Dianalisis
Di file ini, kita contohkan dengan memilih data 1-100 dalam spreadsheet sekaligus. Anda juga dapat menggunakan tombol CTRL + A sebagai shortcut untuk select semua data dalam tabel.
2. Klik Menu Insert lalu Pilih Pivot Table
3. Tentukan Letak Pivot Table Lalu Klik OK
Untuk pivot table urutan pertama, pilih New worksheet. Sementara itu, pilih Existing Worksheet untuk pivot table urutan kedua dan seterusnya apabila menggunakan dataset yang sama.
Untuk lokasinya, Anda bisa memberikan jarak 1 cell saja dalam sheet pivot table pertama. Setelah itu, klik OK.
4. Pilih Pengelompokkan Data Sesuai Kebutuhan
Aktifkan Pivot Table dengan cara klik di card Pivot Table 1. Anda bisa memilih pengelompokkan data berdasarkan kategorinya. Kategori ini akan berbeda-beda, tergantung isi tabel Anda.
Ingatlah bahwa Anda harus mengisi minimal 2 di antara 4 box di atas, antara row/column dan values saja.
5. Drag dan Drop Sesuai Kebutuhan Analisis
Berikut merupakan komponen utama dalam pengaturan Pivot Table fields:
1. Rows (Baris) sebaiknya berisi bidang non-numerik
2. Column (Kolom) sebaiknya berisi hierarki tanggal dan waktu
3. Value sebaiknya berisi bidang numerik
4. Filter untuk bentuk data yang kategorikal saja.
Sebagai contohnya, gambar di atas merupakan pengaturan untuk melihat jumlah produk yang terjual di bulan Januari hingga Mei tahun 2024.
Cara Menggunakan Fitur-fitur dalam Pivot Table
Setelah pivot table terbentuk, Anda bisa memaksimalkan berbagai fiturnya agar analisis semakin lengkap dan mudah dipahami. Berikut adalah beberapa di antaranya:
1. Fitur Filter
Filter akan membantu menampilkan data spesifik sesuai kriteria tertentu. Untuk mengaturnya, klik kanan pada field product lalu pilih add to report Filter.Anda juga bisa langsung drag kategori data yang dipilih dan letakkan dalaam pengaturan Filter.
Contoh di atas adalah filter yang berisikan nama cookies yang terjual, seperti chocolate chip, oatmeal raisin, peanut butter, dan sugar cookies.
2. Fitur Grouping
Dengan fitur ini, Anda bisa mengelompokkan data berdasarkan waktu (bulan, tahun) atau kategori.
Untuk mengaktifkannya, klik kanan pada data lalu pilih opsi Group. Setelah itu, pilih rentang data dan rentang waktu data. Setelah selesai, klik OK untuk menerapkannya.
Sebagai contohnya, data ini menampilkan jumlah barang yang terjual dari bulan Januari hingga Maret tahun 2024.
3. Fitur Value Field Settings
Sesuaikan pengaturan di bagian Value (Nilai) untuk menghitung sum, count, average, dan fungsi lain sesuai keinginan Anda.
Tips dan Trik Memaksimalkan Pivot Table
Untuk menghasilkan pivot table dengan optimal dan mudah diinterpretasikan, Anda bisa mengikuti beberapa tips berikut:
1. Gunakan Format Tabel untuk Otomatisasi Dinamis
Sebelum membuat Pivot Table, ubahlah data mentah Anda menjadi format tabel dengan blocking semua data, lalu klik shortcut Format as a Table.
2. Beri Nama Tabel dan Range agar Lebih Terorganisir
Memberi nama pada tabel (misalnya: Sales2024) akan memudahkan Anda untuk mengelola beberapa Pivot Table dalam satu workbook.
Selain itu, Anda juga bisa mengenali dan menyusun laporan dengan mudah berkat sumber data yang sudah memiliki nama yang jelas dan bermakna.
3. Gunakan Format Angka dan Style Tabel agar Profesional
Setelah Pivot Table terbentuk, jangan lupa atur format angka—misalnya menjadi mata uang, persen, atau ribuan.
Tambahkan juga style tabel yang rapi supaya laporan terlihat profesional dan lebih mudah dibaca oleh tim atau atasan Anda.
4. Buat Beberapa Pivot Table dari Data yang Sama untuk Analisis Variatif
Anda bisa menggunakan satu set data untuk membuat berbagai sudut pandang analisis. Misalnya, satu Pivot Table menampilkan total penjualan per bulan, sementara lainnya berdasarkan kategori produk. Dengan ini, Anda bisa menggali insight yang lebih dalam dari satu sumber data.
5. Refresh Pivot Table Secara Rutin Saat Data Berubah
Selalu refresh data pada Pivot Table setiap ada perubahan pada data sumber. Ini akan memberikan hasil analisis data yang tetap akurat dan up-to-date.
Baca juga: 7 Tempat Kursus Excel Online Bersertifikat dan Terpercaya
Mari Tingkatkan Skill Microsoft Excel Anda Lebih Dalam!
Itulah sedikit panduan tentang cara membuat pivot table di Excel dengan mudah. Dengan menguasai Pivot Table, Anda bisa melakukan proses analisis data dengan lebih cepat, praktis, dan akurat.
Jika Anda ingin meningkatkan kemampuan Excel, mari daftarkan diri Anda dalam program live class dari Coding Studio!
Kelas ini hadir di setiap bulan dan akan memberikan Anda materi dan silabus real-case industry yang diajarkan oleh para mentor profesional. Selain bersifat pemula-friendly, kami juga akan e-certificate GRATIS dan voucher promo untuk Live Class yang tidak kalah menyenangkan.
